Senin, 30 September 2019

Pengertian, Manfaat Dan Cara Membuat SOP Perusahaan Dan Organisasi


Dalam sebuah perusahaan atau organisasi, sebagai orang-orang yang ada dalam unit kerja memang sudah seharusnya mengetahui apa itu Standar Oprasional Prosedur (SOP). Alasannya, tidak hanya agar karyawan bekerja dengan baik dan efesien, tetapi juga agar tercapai kinerja kerja yang sesuai target, adanya keseragaman dan aturan yang jelas. Untuk itulah, perlu adanya sebuah sistem yang terukur, jelas dan terangkum dalam sebuah aturan yang mana biasa dibentuk dalam sebuah SOP. SOP tidak hanya dibuat untuk satu atau bagian unit kerja saja, melainkan sebisa mungkin mencakup semua lini unit atau divisi.

1.    Mengenal Lebih Dekat SOP
Bagi yang masih minim pengetahuan tentang SOP, mari mengenal lebih jauh apa itu SOP, apa saja manfaatnya, bagaimana cara menyusunnya dan sebagainya. Secara pengertian SOP adalah aturan atau pedoman yang mana dijadikan acuan dalam melakukan pekerjaan pada suatu unit kerja, pengerjaannya dilakukan secara bertahap, runut dan jelas agar tugas dapat diselesaikan dengan baik, efesien dan sesuai target. Salah satu tujuan utama pembuatan SOP adalah untuk mencapai kualitas kerja yang seragam, sesuai target, meminimalisir kesalahan, menjaga tanggung jawab dan kinerja setiap karyawan.

2.    Cara Membuat SOP
Pada kenyataannya, proses pembuatan SOP ini tidaklah terlalu sulit jika saja pemimpin organisasi atau perusahaan sudah mengetahui apa saja pekerjaan dan tindakan yang harus dilakukan. Jadi, ada baiknya sebelum mensahkan SOP, dilakukan uji coba terhadap SOP yang sudah direncanakan. Jika hasilnya bagus dan dapat diterapkan, tidak hanya untuk karyawan yang bekerja saat itu, melainkan juga untuk karyawan baru, maka dapat dikatakan SOP tersebut sudah bagus karena bersifat aplikatif, bukan hanya sekedar konsep kerja semata. Sebagai acuan bagi anda yang ingin membuat SOP, berikut ini beberapa langkah yang bisa dilakukan:

-    Membuat Tim Penyusun SOP
Mulailah membentuk tim khusus saat hendak membuat SOP, tim ini bisa terdiri dari pemilik/pemimpin perusahaan, bagian HRD, kepala divisi, konsultan internal/eksternal dan orang-orang penting yang kiranya perlu terlibat dalam pembuatan SOP.

-    Mempelajari Proses Kerja
Untuk memudahkan pembentukan SOP, anggota tim harus terlebih dahulu mempelajari proses kerja setiap unit/divisi, dengan begitu akan mudah merumuskan SOP kerja yang detail, jelas dan tepat.

-    Mengumpulkan Data
Saat mempelajari proses kerja guna penyusunan SOP, anggota tim harus mencatat berbagai hal penting guna dijadikan bahan dokumen dan data, beberapa hal penting yang biasanya diperlukan untuk data adalah akunting, penjualan, pemasukan, data karyawan dan lainnya.

-    Membuat Alur Kerja Secara Praktis
Agar setiap data yang ada dapat dipahami dengan mudah dan cepat, maka hendaknya divisualisasikan dalam bentuk flowchart dan narasi singkat. Flowchart ini bisa berisi beberapa hal penting seperti nama penanggung jawab, pegawai yang terlibat dalam pekerjaan tersebut, jenis dokumen yang diperlukan, resiko yang mungkin terjadi serta bagaimana tindakan yang bisa dilakukan untuk mengatasi masalah yang mungkin terjadi tersebut.

-    Review SOP
Sebelum pengesahan SOP, harus dilakukan review SOP yang sudah dibentuk terlebih dahulu guna perbaikan. Review SOP dapat dilakukan dengan cara membagikan bentukan SOP yang sudah dibuat dalam bentuk flowchart dan narasi kepada masing-masing divisi untuk dilakukan pemeriksaan oleh mereka yang menangani langsung pekerjaan tersebut.

-    Simulasi
Simulasi juga dapat disebut dengan uji coba. SOP yang sudah dibuat dan dilakukan review harus melalui tahap uji coba sebelum akhirnya disahkan.

-    Menetapan SOP
Jika sudah dilakukan uji coba beberapa kali dan hasilnya bagus serta dirasa tidak ada lagi yang perlu diperbaiki, maka SOP dapat disahkan dan diterapkan oleh masing-masing divisi.

0 komentar:

Posting Komentar

Popular Posts

Diberdayakan oleh Blogger.